Eva Knutsson, systemansvarig Fraktkedjan. Foto: Patrik Malmer

Smart integration underlättar orderhanteringen

Varje dag passerar runt 800 ordrar och 3000 kollin genom Fraktkedjans uppsatta orderintegration. I varje hantering av dessa skapas också tusentals eventhändelser. Genom smarta integrationer och ett egenutvecklat integrationsprogram automatiseras processerna utifrån varje kunds unika behov. 

Fingrarna smattrar mot tangentbordet i det i övrigt tysta kontoret. Bakom tre stora bildskärmar sitter Eva Knutsson, en av hjärnorna bakom Fraktkedjans affärssystem som tack vare en smart integrationslösning spar tid för både kunder, leverantörer och Fraktkedjan själva.
 
Eva, det sägs att Fraktkedjan gillar effektiva flöden, berätta!?
– Vi har alltid legat långt fram när det gäller att effektivisera och digitalisera flöden samt utveckla våra system utifrån branschens behov. 
Pappersfakturor och fysiska transportsedlar har vi fokuserat på att jobba bort sedan länge och för att kunna möta våra kunders behov har vi utvecklat ett system som kan integreras med kundernas och leverantörers egna system.
 
Hur funkar orderhanteringen i det nya systemet?
– Alla kunder har egna affärssystem, och dessutom olika filformat. Genom integration kan vi erbjuda ett automatiserat orderflöde där kundens orderfil omvandlas till Fraktkedjans egna filformat.  På så sätt kan vi garantera att varje order kommer in korrekt, oavsett vilket system kunden jobbar med. Det spar tid för både kundens personal, som inte manuellt behöver skicka bokningen, och för Fraktkedjan som inte behöver registrera den. 
 
Berätta lite om själva eventhanteringen. 
– Det här är inte bara en envägsintegration utan alla eventhändelser, alltså scanning vid ankomst, lastning och leverans, signaturer och foton på avställt gods kan automatiskt skickas tillbaka till kunden. På så vis kan de följa sändningens status i realtid – direkt i det egna systemet. Det kan även mottagaren göra genom vårt Track and Trace-system som finns tillgängligt via vår hemsida.
 
Eva Knutsson har jobbat i olika roller på Fraktkedjan under 25 års tid. I rollen som systemansvarig har hon stor nytta av att känna till arbetsflödena i olika delar av processen. Foto: Patrik Malmer
 
Hur funkar de bitar som rör kostnadskontrollen?
–  Om man som kund snabbt vill kunna ta reda på vad uppdraget kostade så kan vi utöver eventhändelser även skicka tillbaka prisuppgifter. Då kan vår kund stämma av det mot sin kostnadskalkyl. Eftersom de får in alla data i sitt system automatiskt har de chans att rätta eventuella felaktigheter och godkänna körningen innan vi ens fakturerat. När fakturan sen kommer slipper de gå igenom tusentals ordrar – för då är allt redan godkänt och klart.
 
Men är det knöligt att få till en sån här integration?
– Både ja och nej men det kräver struktur, kunskap och förståelse kring behovet. Tack vare vårt utvecklade integrationsprogram samt att vi har gjort det här många gånger så har vi det som krävs för att effektivt sätta upp flödet tillsammans med kunden. Så om kunden bara vet hur deras behov och önskemål ser ut så gör vi allt för att lösa det så snabbt som möjligt.
 
Tillslut, jag hörde att det var ytterligare några spännande integrationer på gång?
– Ja, vi kan berätta mer om det längre fram men jag kan säga så mycket som att vi tillsammans med vår systemleverantör tittar på en koppling mot Naturvårdsverket som kommer att vara guld för de uppdrag där vi idag manuellt administrerar rapportering av farligt avfall. Sen har jag en del annat på gång också – det finns mycket bra man kan uppnå med hjälp av ett effektivt affärsstöd.
 

Dataskyddspolicy